Atravesamos una de las peores etapas económicas de nuestra historia reciente. ¿Cómo es posible que decenas de miles de empresas no estén invirtiendo en información preventiva de clientes, en sus departamentos de riesgo, prevención de blanqueo de capitales o compliance? Esta ausencia de cautela en absoluto es nueva: tampoco se hacía antes de la pandemia. Pero en estos tiempos, ¿no debieran hacer un esfuerzo extra para conocer mejor a su cliente? ¡Ahora más que nunca!
Tal es el caso que, proporcionalmente, se invertía más en información preventiva hace cincuenta años que ahora. El resultado: cada vez hay menos especialistas en información y más decisiones que se toman basadas en formularios rellenados por el propio cliente, además de sanciones de cientos de miles de euros a entidades financieras por no haber cumplido con sus deberes de identificar a sus clientes… Bla, bla, bla, eso es lo que parece: cumplo con el expediente y con eso tengo suficiente.
En primer (y muy importante) lugar, debemos disponer de los datos mínimos de identificación, tanto si es un particular (persona física) como una empresa. ¿Pero es suficiente con solicitar la documentación correspondiente al cliente?
El caso de un negocio
Denominación social. ¿Cómo se llama la empresa? Este es un dato que siempre debe comprobarse, bien mediante una diligencia debida (due diligince), una consulta al Registro Mercantil o a través de un encargo a un despacho de detectives especializado.
Código de Identificación Fiscal o Código Identificativo. Sean de la nacionalidad que sean, todas las empresas del mundo tienen un código de identificación y este debe estar vinculado siempre con la denominación social. Es interesante, por otro lado, tener en cuenta otro tipo de denominaciones del negocio como marcas comerciales, anagramas o acrónimos.
Naturaleza del negocio. ¿A qué se dedica realmente? No se trata de cerrar puertas a los sectores más vulnerables durante la pandemia, pero es fundamental tenerlo en cuenta. Esta pregunta puede ser clave para evitar futuros problemas.
Filiales o empresas vinculadas. Este es uno de los datos que las empresas exigen rellenar a sus clientes, ¿pero se queda en eso? ¿En lo que alguien ha rellenado? ¿Este dato se comprueba? Me temo que no.
Socios. Aquellos que ostenten más de un 25% de las acciones o participaciones de la sociedad. Son los datos que exigen cumplimentar para conocer la titularidad real, pero, de nuevo, se trata de una información no verificada y se vuelve a “confiar”. No se trata de ser (des)confiados, sino de comprobar que los datos que nos han proporcionado son veraces.
Datos de contacto. Domicilio, teléfono y correo electrónico; cada uno de ellos debe ser constatados. Es recomendable realizarlo con expertos como detectives privados especializados en investigación económica. De ese modo se pueden evitar las posibles reclamaciones de facturas por no disponer de los datos correctos.
Reputación. Se puede realizar de una manera básica y superficial (¡algo es algo!), pero también, de forma más profunda y profesional, recurriendo a empresas expertas en reputación y fuentes abiertas (OSINT), lo que conformaría un módulo específico dentro del informe, donde se detalla cuestiones más profundas (que requieren la investigación de un detective) relacionadas con la reputación off y online. ¿No debe ser proporcional la inversión en información al importe de la factura con nuestro cliente?
Experiencia en pagos. ¿Cómo es posible que se tenga un nuevo cliente y no se conozca su trayectoria de impagados o incumplimientos?
Prevención de blanqueo de capitales. Si el departamento de compras, compliance o PBC corresponde a una empresa que desarrolla una actividad considerada como sujeto obligado, tiene el deber de comprobar si su cliente es positivo en una de las numerosas herramientas que existen en el mercado. Eso sí: tiene que identificarlo de manera correcta, y no todas las herramientas ofrecen esa garantía. Como además se trata de un negocio, hay que cerciorarse de si las personas que forman parte del consejo de administración también lo son y resolver las siguientes cuestiones: ¿es una persona con exposición pública o política (PEP)? ¿Son allegados de PEP? ¿Son familiares de PEP?
Así, en unos tiempos donde la información es más accesible que nunca, con un mercado variado de profesionales, es importante hacer uso de esa frase tan de moda, “Know your customer”, y que no se quede en un simple bla, bla, bla.
